Документовед обязан: 1. Осуществлять контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству и архивному делу, локальных нормативных актов. 2. Оформлять, вести журналы учета, обеспечивать их сохранность. 3. Своевременно докладывать поступившие документы на рассмотрение начальнику филиала - 38 отряда (лицу, его замещающему). Контролировать соблюдение сроков исполнения. 4. Проверять наличие и полноту отметок об исполнении поручений начальника филиала - 38 отряда (лица, его замещающего) в резолюциях к документам, наличие виз согласования. 5. Проводить ознакомление работников, вновь принимаемых на работу, с локальными нормативными актами и документами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, а также работников филиала - 38 отряда - за период их временного отсутствия. 6. Своевременно на основании доверенности получать, отправлять корреспонденцию филиала - 38 отряда. Контролировать получение адресатами ценных писем, бандеролей, отправлений ускоренной доставки. 7. Осуществлять контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан. 8. Принимать участие в подготовке приказов, распоряжений, документов, образующихся в деятельности филиала - 38 отряда, и в планировании работы филиала - 38 отряда. 9. Работать в системе электронного документооборота по обмену документами с главным управлением Учреждения. 10. Создавать электронный архив филиала - 38 отряда. Сканировать документы. Вносить изменения, дополнения к документам в их учетные данные. 11. Своевременно составлять отчетность по линии делопроизводства. 12. Вести протоколы служебных совещаний. Осуществлять контроль за исполнением принятых на них решений и проставлением отметок об исполнении. 13. Осуществлять учет, контроль выдачи и возврата регистрационных, учредительных документов филиала - 38 отряда. Обеспечивать сохранность. 14. Участвовать в согласовании договора на оказание услуг почтовой связи. 15. Формировать, оформлять дела текущего делопроизводства и архивного хранения, составлять описи, обеспечивать правильное хранение дел, учет и использование архивных документов филиала - 38 отряда. 16. Осуществлять контроль за соблюдением работниками номенклатуры дел филиала - 38 отряда. 17. В установленные сроки качественно проводить открытие, закрытие делопроизводства, оформлять документально, согласно установленным требованиям. 18. По поручению начальника филиала - 38 отряда, в пределах своей компетенции, проверять оформление, состояние книг и журналов, рабочих тетрадей для учета исходящих и входящих документов, ведущихся в комендатурах. 19. Подготавливать предложения по работе с документами для доведения на планируемых филиалом - 38 отрядом учебно-методических сборах. 20. Принимать участие в проведении мероприятий по ГО и защите от чрезвычайных ситуаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и иными нормативными актами Российской Федерации. 21. Исполнять другие обязанности, возложенные на него ведомственными правовыми актами, приказами (указаниями, распоряжениями) руководства главного управления Учреждения и филиала - 38 отряда. 22. Соблюдать: - правила внутреннего трудового распорядка филиала - 38 отряда и трудовую дисциплину; - положения, предусмотренные Кодексом этики и служебного поведения работников ведомственной охраны Министерства финансов Российской Федерации, в соответствии с добровольно принятыми на себя обязательствами; - требования охраны труда и пожарной безопасности. |